第十一章　公文办理程序

　　第一节　公文办理程序概述

　　一、什么是公文办理程序公文办理,有它科学的运转程序,主要有收文办理和发文办理.公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节.

　　公文办理程序,在《办法》和《条例》中都有明确的规定.这些具体规定将在本章第二、三节详述.

　　任何一个机关组织,在拟制对外发文,对内文件或处理收来文件时,都应当按照规定的环节办理.这些环节前后衔接、环环相扣、排列有序,从整体上构成了机关公文运转处理的科学流程.

　　二、公文办理程序示意图现将《办法》和《条例》所规定的公文办理程序的主要环节之间的衔接,作如下图示:

　　上图所示,只是在一般情况下机关收发公文所经过的办理程序,并不是说机关的收文和发文都必须经过以上所有的程序.由于各类机关的规模、工作性质不同,公文的种类、数量不同,

　　各种公文的办理要求和方法也有所不同.因此,不同机关、不同公文的办理程序也是不尽相同的.在公文办理的过程中,我们一方面应当尽可能地完善它们的程序环节,不要人为地颠倒顺序或随意增删环节,

　　以免影响公文处理的质量；另一方面又不要搞绝对化,一刀切,要允许从实际情况出发,对不同类型的机关所形成的不同性质和内容的公文有着不同的办理程序.

　　第二节　收文办理程序

　　收文,指机关文书部门收进外单位发来的文件材料.

　　收文办理,指文书部门收到文件材料后,在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程.组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序.★收文办理程序主要有:签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办.

　　一、签收、拆封和登记

　　1、签收:是指收到文件材料后,收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,以明确交接双方的责任,保证公文运转的安全可靠.是收文办理的第一个环节,机关的收文主要有三个来源:1）机关交通送来的的机要件；2）邮局送来的挂号函件和电报；3）外机关和部门直接送来的文件材料

　　★签收不论是从何种渠道送来的文件材料,都要对照公文投递清单或送文登记簿认真清点,做到四查清:1）查清信封或封筒上的收文机关名称,是否确属本机关的收文,以防错投、错收；2）查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致；3）查清文件封口是否破损,包装是否牢固,如发现有散包、破封、密封条被拆情况,应及时追查原因.4）查清文件登记件数与实有件数是否相符

　　2、拆封—文书人员的职责（写明由本机关或部门收启的封件进行拆封）

　　对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件,则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆.密件则应交机要文书或机要室拆封.

　　3、登记:就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向,经保正文件的收受和处理.

　　公文登记是收文办理的重要程序,也是公文处理工作的基础.

　　★公文登记作用:1）便于管理和保护文件,防止积压和丢失；2）便于检查和检索文件；3）便于文件的统计和催办工作 4）作为核对与交接文件的凭据

　　公文登记的具体范围:1）上级机关文件,包括指导性、参阅性和需要办理的文件；2）下级机关文件,包括请示、报告性文件；3）重要的带有密级的刊物、资料；4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；5）上级机关召开会议印发的会议材料.

　　公文登记的原则上方便文件的运转和管理.

　　公文中不登记的文件（公文登记的手续要尽量做到简便有效,减少不必要的工作量）:1）各种公开的和内部不保密的出版物；2）一般性的公开信和不应拆的私人信件；3）已被综合性文件包括的文件材料；4）行政事务性的通知、便函、介绍信用和请请柬等；5）领导“亲收”、“亲启”件这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后,认为须交机关存查或处理的,再行登记,并交有关部门处理.

　　二、审核分发和传阅

　　1、审核:机关文书部门收到下级机关上报的需要办理的公文,应当进行审核.

　　审核的重点:是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或 地区职权范围内的事项是否经过协商、会签；使用公文文种、公文格式是否规范等.

　　2、分发:亦称分办,是指文书人员在文件拆封登记以后,按照文件的内容、性质和办理要求,及时、准确地将收来文件分送

　　给有关领导、有关部门和承办人员阅办.

　　分发的原则和具体要求是:

　　①对那些方针性的,关系本机关工作全局的指挥性文件,或重大问题的请示、报告之类的文件,以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导,再根据批办意见分发办理；

　　②对对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早的批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围直接分送哪个部门阅办；

　　③对来文机关答复本机关询问的文件,（批复、复函）要按本机关原发文的承办部门或主管人分送,既原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的,复文就分送哪个部门阅办；

　　④在文件份数少,阅办阅知部门（或领导）多的情况下,应按先办理、后阅知.先主办、后协办,先正职、后副职的次序分送；

　　⑤公文的分发要建立登记交换制度,无论是分发给本机关领导人或各业务部门的文件,还是转发给外机关的文件,都要履行签收手续；对那些要求退回归档的文件,要在文件上标明“阅后请退回归档”字样,以便及进收回,防止文件散失.

　　3、传阅:是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件,需要经机关各们领导人和许多部门阅知时,由文书人员组织在他们中间传递和阅读. 传阅现已成为机关领导处理事务,互通信息的一种有效的方式.

　　属于传阅件之列的主要包括:①上级机关的指导性文件或重要会议文件；②需要几位领导共同批办的文件,包括上级机关和有关部门的专项业务学历,下级机关的请示,以及本机关制发的需要会签的文件等；③机关领导在文件上有重要批示,需其他领导同志和部门阅知阅办的文件.

　　传阅文件应当注意的事项:1） 传阅的顺序,一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读,再送其他有关需要阅知的对象.2）传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递,这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”；3）在传阅过程中或传阅完毕后,文书人员要及时对文件时行检查,如有领导批示,要按批示意见进行处理 4）每份传阅文件,都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》.文件阅毕后,阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期.见P301

　　三、拟办、批办与承办

　　1、拟办:是指对来文的处理提出初步的意见,供领导人批办时参考.

　　拟办是收文处理中的一个重要环节,是秘书部门实现“四个转变”,在办文办事中出谋献策,变被动服务为主动服务,发挥参谋助手作用的具体体现.

　　如何做好拟办工作:① 拟办之前,要认真研究公文的内容和发文机关的要求,弄清来文的背景,查明问题的症结所在,便有针对性的提出切实可行的拟办意见. ②要清楚地掌握有关和规定,力求使拟办意见既符合实际情况,又符合政策规定.③要熟悉业务.④拟办意见要周到,要综合考虑各方面的因素和影响.⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案,文字要简明扼要.要签署拟办人姓名和日期

　　2、批办:是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示.

　　公文批办的作用:在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文,掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导,向承办人及时交代意图与要求,合理组织人力,避免承办人在文书处理上走弯路,或由于分工不明,责任不清,形成观望等待而拖延时间等.

　　批办的主要内容包括:①提出处理该份文件所述问题的原则和方法.②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人,规定承办的时限.③凡是需要两个单位或者人员共同承办的,必须指出主办单位和主办人,以便承办单位和承办人员具体执行.④各项批办意见,均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内,并签署批办人姓名日期.

　　3、承办:是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文.

　　承办这一环节,是收文的最后一道程序,又是发文程序的开始,是公文处理中的一个关键性的环节,它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率.

　　公文承办有两方面的意思: ①从业务部门来说,承办是指对具体工作问题的执行和处理,如上级的有关政策、规定,要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题,要进行调查和办理. ②从公文处理工作来说,主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）.

　　承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点: ①对有领导具体批示的意见的公文,一定要认真领会领导的指示精神,按照领导的意图办理复文,不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文,即一般性文件,应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例,酌情办理.③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文,本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商,并由本部门和有关部门负责人签名后,再报请机关领导审批. ④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时,承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考,不能凭记忆办事,以防出错.复文需经领导人审定的,将有关团料一并附上,以保证领导全面掌握情况,作出正确地判断和决策.

　　四、催办、查办与注办

　　1、催办:是指那些必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促和检查.

　　催办的目的:是为了避免办理拖沓,文件积压,克服官僚主义,加速文件运转,提高机关办事效率的重要措施.

　　催办工作一般有两种情况: ①对内催办主要内容是:上级机关发来本机关的文件,特别是要及时回复的文件的催办；平行

　　或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办. ②对外催办:主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办.

　　催办工作应当注意做到的几点:① 要明确催办范围. ②要明确催办落实.③要建立和加强公文催办工作的组织机构.

　　催办的形式:口头催办、电话催办和书面催办等.

　　催办的形式其

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